Publikovaný 17.02.2019
Dokončením spracovania miezd práca vo finančnej učtárni práve začína. Cieľom je vytvorenie zaúčtovania miezd a zadanie dokladu do účtovného programu. Vo veľkých organizáciach, ktoré majú podrobné členenie mzdových nákladov a desiatky nákladových stredísk, tento doklad môže mať aj tisícky riadkov. Ručné spracovanie tohto množstva záznamov často zaberie aj celý pracovný deň. Preto automatizácia tohto procesu je snom každej účtovníčky. V tomto článku sa dozviete čo sa skrýva pod pojmom „zaúčtovanie miezd“.
Nasleduje krátky popis krokov, ktoré je potrebné vykonať k úspešnej a správnej konfigurácii zaúčtovania miezd. Tento prehľad nie je úplný a ani neslúži ako návod. Jeho cieľom je oboznámiť čitateľa s rozsahom prác, ktoré bežne vykonáme pri komplexnej tvorbe zaúčtovania miezd.
Aktivácia tvorby zaúčtovania v PAM
Aby sa vôbec vytváralo zaúčtovanie miezd v aplikácii PAM, je nutné v tabuľke TORG2 – Nastavenie spracovania miezd v sekcii Nastavenie funkcie Nápočty vyplniť položky Prenos do účtovníctva a Predpis pre tvorbu dokladov.
Účtová osnova
V súčinnosti s vedúcou finančnej učtárne naplníme zoznam účtov, ktoré sa používajú pri zaúčtovaní miezd. Obvykle sú to analytické účty na účtoch 335, 336, 342, 379, 472, 521, 522, 524, 527.
Tabuľka, do ktorej zadáme účty sa nachádza v menu Číselníky – Číselníky účtovníctvo – Účtový rozvrh. Číslo účtu môže mať dĺžku až 9 znakov tj. 3 znaky na syntetiku a 6 znakov analytiky.
Rozpočtová skladba
V organizáciach, ktoré používajú rozpočtové účtovníctvo, je potrebné definovať aj zoznam rozpočtových položiek a podpoložiek, ktoré používame pri zaúčtovaní miezd. Ku každému nákladovému účtu z účtového rozvrhu definujeme všetky kombinácie rozpočtovej skladby.
Zoznam naplníme do tabuľky Číselníky – Číselníky účtovníctvo – Rozšírenie účtu.
Účtovné činnosti
Základným prvkom pri tvorbe zaúčtovania miezd sú účtovné činnosti. V kombinácii s druhom mzdy slúžia na určenie spôsobu zaúčtovania.
Pozor! Nezamieňajte pojem činnosť z pohľadu pracovno právneho vzťahu, ktorá sa zadáva v položke CICIN, s účtovnou činnosťou, ktorá slúži hlavne na správnu tvorbu zaúčtovania miezd a zadáva sa do položky CINNOST!
Účtovné činnosti zadávame v tabuľke Číselníky – Číselníky účtovníctvo -Činnosti.
Účtovný predpis
Účtovný predpis je zbierka pravidiel, na základe ktorých sa vytvárajú účtovné záznamy. Za každú dvojicu účtovná činnosť a druh mzdy sa definujú účty MÁ DAŤ a DAL. Táto tabuľka je riadiacim miestom pre vytváranie účtovných zápisov.
Účtovný predpis sa zadáva v tabuľke TUCT, ktorá sa nachádza v ponuke Tabuľky – Zaúčtovanie miezd – Účtovníctvo.
Priradenie činnosti zamestnancom
V tomto kroku rozhodujeme o tom, ako sa budú účtovať jednotlivé mzdové zložky konkrétneho zamestnanca. Informácia sa zadáva vo formulári F4 – Charakteristiky PPV v položke CINNOST – Činnosť pre účtovníctvo.
Rozdelenie nákladov
Často sa stáva, že zamestnanec má len jeden pracovný pomer, ale jeho mzdu je potrebné rozúčtovať na rôzne účty alebo strediská. Je to tak z toho dôvodu, že z účtovného hľadiska vykonáva rôzne práce. Typickým príkladom sú pedagogickí zamestnanci na základných školách, kde sa mzdové náklady rozdeľujú v pomere odučených hodín na nižšom a vyššom stupni ZŠ.
Percentuálne rozdelenie nákladov sa zadáva vo formulári F25 – Podklady pre rozúčtovanie. V tomto súboru zadávame percentuálny podiel na rôzne činnosti príp. strediská.
Vytvorenie účtovného predpisu
Účtovný predpis sa vytvorí počas prechodu do stavu C. Výsledkom je naplnený súbor PAMUCTV, ktorý sa nachádza v menu Výstupné súbory – Účtovníctvo.
Kontrola účtovného predpisu
Prvým nástrojom na kontrolu správnosti a úplnosti zaúčtovania (použité účty, čiastky, obraty na účtoch) je zostav S13 – Rekapitulácia účtovná. Obraty na stranách MD a DAL jednotlivých účtov sa porovnávajú s hodnotami, ktoré sú uvedené v zostave S08 – Rozúčtovanie miezd.
Kontrola na rozpočtovú skladbu
Ak používate rozpočtové účtovníctvo, je potrebné vykonať aj kontrolu správnosti priradenia rozpočtovej klasifikácie k jednotlivým mzdovým nákladom. Vzhľadom k tomu, že rozpočtová klasifikácia je predpísaná zákonom, ale analytiku na nákladových účtoch triedy 5 môžete použiť podľa vlastného uváženia, táto kontrola je nezbytná.
Vema PAM neposkytuje podporu pre túto kontrolu v podobe štandardnej zostavy. Preto sme vytvorili vlastnú zostavu, ktorá dáva prehľad o výške zaúčtovaných nákladov na jednotlivých klasifikačných položkách.
Prenos do účtovníctva
Jedná sa o posledný krok, ktorý nasleduje po kontrole správnosti a úplnosti zaúčtovania. Pozostáva z dvoch alebo troch krokov:
- export údajov o zaúčtovaní z Vema PAM
- konverzia výstupného súboru na formát, ktorý účtovný program vie načítať (tento krok môžeme vynechať, ak program prijíma údaje priamo vo formáte Vemy)
- import do účtovníctva – načítanie účtovného dokladu a jeho preverenie.
Tento automatizovaný prenos do účtovného programu je možný len vtedy, ak na jeho strane existuje podpora tejto funkcie. V súčasnosti vieme o týchto programoch, ktoré podporujú načítanie účtovného dokladu z Vema PAM:
- Vema EKOS – natívna podpora zo strany Vemy – úplná podpora
- UAFALAN – máme vytvorený konverzný program, ktorý vytvorí požadovaný vstupný súbor. Jedná sa o obmedzenú podporu, lebo program UAFALAN neimportuje rozpočtovú klasifikáciu.
- Korwin – načíta CSV súbor exportovaný z Vemy bez ďalších úprav, vrátane rozpočtovej klasifikácie.
- WinIBEU – pomocou nami vytvoreného modulu priamo z Vemy vytvoríte súbor, ktorý sa načíta do účtovníctva.
Používate iný účtovný program?
Ak používate iný, ako vyššie uvedené programy nie je nič stratené. Zistite, či vaša aplikácia podporuje import z Vemy alebo obecne akéhokoľvek účtovného dokladu z iných systémov. Ak existuje možnosť automatického vstupu údajov, na základe vašej objednávky vám naprogramujeme konverzný program, ktorý vytvorí požadovaný súbor.
Ak váš účtovný program nepodporuje vstup dokladov z iných systémov, stále vám vieme pomôcť s prípravou podkladov k ručnému zaúčtovaniu tak, ako je to už vyššie popísané.
Zaškolenie obsluhy
Prechodom na automatickú tvorbu zaúčtovania miezd môže dôjsť aj k zmene zaužívaných postupov pri zadávaní údajov. Na túto skutočnosť vždy upozorňujeme mzdové účtovníčky.
Súčasťou našej služby nastavenia zaúčtovania miezd aj zaškolenie mzdárky na vykonanie základnej kontroly správnosti účtovného predpisu pred jeho odoslaním do finančnej učtárne. Predídeme tak zbytočným problémom, ktoré vzniknú načítaním chybného alebo neúplného dokladu do účtovníctva.
Časová náročnosť realizácie
Čas potrebný na realizáciu všetkých vyššie uvedených krokov je závislý hlavne na zložitosti účtovnej štruktúry organizácie. Minimálny čas v prípade malej školy je cca. 3-4 hodiny. U väčších organizácií celý proces môže trvať aj 14-16 hodín.
Už sa viac netrápte so zaúčtovaním miezd. Venujte svoj čas užitočnejšej činnosti. Kliknutím na tlačidlo si vyžiadajte ponuku !
Titulný obrázok: Business photo created by katemangostar – www.freepik.com
