Neporaziteľná trojica Vema Ekos + Excel + DataWex Cloud znova pomohla jednému z našich užívateľov okamžite zvýšiť produktivitu a ziskovosť firmy. Zároveň ušetrili čas a zvýšili kvalitu poskytovaných služieb. Na mieru vytvorená aplikácia vykoná prenos faktúr z iného systému a dokáže tak nahradiť trojtýždňovú prácu dvoch zamestnancov.
Nestíhame účtovať
Zo začiatku to vyzeralo beznádejne. Majiteľka účtovnej kancelárie nás vyhľadala zo zúfalosti. Jej firma – dlhoročný užívateľ služby DataWex Cloud – má klienta, ktorý prevádzkuje úspešný webshop. Mesačne vybavia niekoľko tisíc objednávok, pričom tento počet sa z mesiaca na mesiac zvyšuje. Doterajší rekord je viac ako 7000 faktúr za mesiac. Klientom odovzdané faktúry sú vytlačené z ich systému a naplnia obvykle 12 až 16 šanónov za mesiac. Skrátka enormné množstvo papiera.
Zo začiatku spracovanie dokladov tejto jednej firmy trvalo týždeň. Spolu s rozbehom biznisu ich klienta sa táto doba postupne zvyšovala až na tri týždne. Onedlho už museli zamestnať aj ďalšiu pracovníčku, aby stíhali spracovať doklady do termínu odovzdania hlásenia DPH tj. do 25-ho v nasledujúcom mesiaci. Situáciu ďalej komplikovala zdĺhavá kontrola správnosti zadávania dokladov a nutnosť ručného overenia platnosti IČ DPH každého partnera.
Zvýšenie prácnosti znamenalo pre majiteľku aj zbytočné zvýšenie mzdových nákladov. Zbytočné preto, lebo zadávali také informácie do účtovného softvéru, ktoré už predtým existovali v digitálnej forme v inom systéme.
Akým výzvam teda čelila účtovná kancelária v tejto situácii?
- Na zadávanie dokladov potrebuje dve kolegyne
- Overenie číselnej a formálnej správnosti zadávania každého dokladu
- Overenie platnosti IČ DPH odberateľa pre platiteľov DPH
- Zbytočné zvýšenie mzdových nákladov
Návrh riešenia – automatický prevod dát
Keď sa užívateľ s týmto problémom obrátil na nás, bolo nám jasné, že v danej situácii existuje len jediné riešenie – automatický prenos faktúr z objednávkového systému webshopu do účtovného softvéru. A táto cesta sa zdala byť tŕnitá. Používaný účtovný softvér (MRP) neumožňoval import dát v žiadnom formáte a objednávkový systém neponúkal žiadny export dát.
Realizácia
Export a import dát
Všetky aplikácie Vema podporujú vstup dát vo formáte CSV. Preto hneď na začiatku sme navrhli prejsť na účtovný softvér Vema Ekos. Týmto krokom sme získali možnosť automatizovaného načítania dokladov z iných systémov.
Zároveň sme viedli dlhé jednania s výrobcom objednávkového systému webshopu. Žiadali sme od nich vytvorenie exportu dát do formátu XML podľa našej špecifikácie. Aj touto cestou im patrí vďaka za rýchle riešenie.
Konverzia dát
Už sme zadali úlohu pre užívateľa, pre výrobcu softvéru, takže sme priložili ruku k dielu aj v našej firme. Na konverziu dát z jedného systému do druhého najčastejšie používame Excel. Aj v tomto prípade sme vytvorili aplikáciu v Exceli, ktorá vykoná všetky potrebné kontroly a automaticky načíta údaje do Fakturácie Vema.
Návrh spracovania
Vypracovali sme nasledovnú schému prevodu dát:
- Z objednávkového systému sa vyexportujú všetky faktúry za zvolené obdobie do súboru XML.
- Súbor XML sa načíta do zošita Excelu. Tu sa vykoná on line overenie správnosti IČ DPH v medzinárodnej európskej databáze VIES. Zároveň sa vykonajú aj ostatné logické kontroly.
- Vytvoríme CSV súbor s faktúrami, ktorý sa okamžite načíta do Fakturácie.
Takto funguje naša aplikácia
V skrátenom videu nižšie môžete vidieť celý postup spracovania, ktorý v skutočnosti trvá v závislosti od počtu dokladov cca. 15 minút.
Prínosy pre užívateľa
Náš užívateľ získal spoľahlivé a rýchle riešenie pre spracovanie tisíce dokladov. Vytvorená aplikácia pre neho znamená okamžité zvýšenie ziskovosti firmy. Z mzdových nákladov sme ušetrili 900 EUR mesačne a zároveň došlo k výraznému zníženiu chybovosti spracovania. V neposlednom rade uvoľnení zamestnanci môžu vykonávať inú činnosť a zvýšiť tak prosperitu firmy.
Aj vy sa chcete zbaviť manuálneho spracovania dát? Kontaktujte nás! Máme za sebou desiatky podobných riešení, určite nájdeme ten správny postup aj pre vás.
Čítate exkluzívny zdroj informácií o Veme. Nenechajte si preto ujsť nové články, ktoré vám pomôžu pri každodennej práci. Staňte sa našim pravidelným čitateľom kliknutím na červené tlačidlo a registrujte sa!
Zdieľajte tento článok na Facebooku alebo na inej sociálnej sieti kliknutím na ikonu nižšie!
